Responsable administratif et financier

AgroParisTech est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère chargé de l’agriculture. Ses domaines de compétence s’adressent aux plans national et international aux grands enjeux du 21^e siècle : la gestion durable des ressources naturelles, la protection de l’environnement, les innovations et l’intégration de la bioéconomie, l’alimentation des hommes et les préoccupations nutritionnelles, la santé, la prévention des risques sanitaires et la valorisation des territoires.

L’établissement assure des formations de niveau « M » (ingénieur et master), et de niveau doctoral. Il propose également des formations post-master et professionnelles sous le label « AgroParisTech Executive ».

AgroParisTech se structure autour de 5 départements de formation et de recherche, 24 unités de recherche, 1 ferme expérimentale, 1 halle technologique, 5 tiers-lieux ouverts dits « InnLab » et compte 3000 étudiants dont 12% de doctorants et 250 enseignants, enseignants-chercheurs et cadres scientifiques.

AgroParisTech est implanté sur 8 sites : les campus de Palaiseau, Montpellier, Nancy, Clermont-Ferrand et Kourou ainsi que la ferme expérimentale de Grignon, l’unité de recherche et développement ABI à Reims et l’antenne d’Orléans.

 Le poste est basé sur le campus de Palaiseau au sein du département Science de la Vie et Santé

Conditions spécifiques :

• Des navettes depuis Paris (Porte d’Orléans et Nation) et Versailles sont organisées par l’établissement pour rejoindre le campus de Palaiseau – accès RER C ou B
• Le télétravail est envisageable pour ce poste.
• Différentes options de temps de travail sont possibles
• Prestations sociales du MASA (chèques vacances, CESU…)
• Accès à la restauration collective - parking

La ou le responsable administratif et financier assure sous l’autorité du Président du Département, le pilotage du pôle gestion de la structure opérationnelle dans un environnement de 9 UFRS, selon les choix stratégiques adoptés par la direction et au regard de la réglementation financière et administratives

Suivre et analyser le traitement des informations et de sa vérification des conventions et des contrats de recherches de son périmètre.

Assurer une veille technique sur les évolutions réglementaires et est garant/e du respect des règles et des procédures.

Animer l’équipe administrative composé de 5 gestionnaires.

I-Gestion financière et contrôle des moyens

• Préparer et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution
• Élaborer les documents budgétaires et l’ensemble des documents d’information liés aux activités budgétaires : budgets primitifs, supplémentaires et pluriannuels
• Réaliser l’ensemble de la saisie des budgets initial et rectificatif de SVS dans le système financier (PEP) de l’établissement
• Faire le suivi et l’analyse des dépenses(700K€) et des recettes (Subvention pour charges de service public, autres financements de l'Etat, fiscalité affectée, recettes propres)
• Assister et conseiller les responsables d’UFR dans l’élaboration de programmes d’actions sous leurs aspects budgétaires
• Gestion des dossiers de passation des marchés publics en lien avec le service des marchés

II-Gestion des projets de recherches

• Programmation budgétaire des crédits et ouverture de la convention dans le logiciel financier
• Paiements aux partenaires dans le cas où AgroParisTech est coordinateur
• Exécution et suivi d’exécution de la gestion du projet, gestion des recrutements, réalisation de bilans intermédiaires d’état de consommation des crédits
• Accompagnement, orientation, conseils des cadres scientifiques
• Appui au montage financier et conseils (évaluation des postes de dépenses, frais degestion, TVA…) en lien avec les experts en montage de projets
• Orientation du cadre scientifique vers les experts administratifs pour les points précis
• Dialogue, information, communication :
• Coordination et communication entre les différents acteurs internes : entre RAF département/centre, avec les experts juridiques et la coordinatrice gestion et suivi des projets de recherche, au sein du réseau, auprès des cadres scientifiques
• Communication auprès des instances et des partenaires du projet
• Transmission des informations sur les projets gérés à la coordinatrice en gestion et suivi des projets de recherche pour consolidation

III-Gestion du personnel

• Elaborer les actes relatifs au recrutement des contractuels du son périmètre
• Assurer le suivi des données relatives à la paie des contractuels
• Assurer la mise à jour régulière des effectifs du département
• Superviser de la gestion administrative des stagiaires et/ou de la formation interne

IV-Encadrement et animation de l’équipe administrative (5 gestionnaires)

• Clarifier les objectifs du service, de l’équipe et de chaque collaborateur
• Définir avec l’équipe une organisation des communications à l’intérieur de l’équipe, vis à vis de la RAF,
• Mobiliser son équipe autour d’un projet commun : évaluer les valeurs, déterminer des axes de progrès, définir des actions concrètes, suivre, mesurer et faire apparaître le succès,
• Favoriser les échanges : repérer les lieux et les moments d’échange dans l’équipe, enclencher des processus participatifs, créer des points de suivi collectif
• Réguler les conflits : analyser la carte des sympathies et des antipathies, concevoir des points de rencontre, clarifier les enjeux communs
• Analyser et diagnostiquer avec le collaborateur ses points de progression  Préparer, définir et présenter la mission à déléguer au collaborateur
• Préparer, et conduire les entretiens d’activités de l’équipe administrative en association avec le directeur d’UFR