Gestionnaire administratif et financier du CFA

AgroParisTech est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère chargé de l’agriculture. Ses domaines de compétence s’adressent aux plans national et international aux grands enjeux du 21^e siècle : la gestion durable des ressources naturelles, la protection de l’environnement, les innovations et l’intégration de la bioéconomie, l’alimentation des hommes et les préoccupations nutritionnelles, la santé, la prévention des risques sanitaires et la valorisation des territoires.

L’établissement assure des formations de niveau « M » (ingénieur et master), et de niveau doctoral. Il propose également des formations post-master et professionnelles sous le label « AgroParisTech Executive ».

AgroParisTech se structure autour de 5 départements de formation et de recherche, 24 unités de recherche, 1 ferme expérimentale, 1 halle technologique, 5 tiers-lieux ouverts dits « InnLab » et compte 3000 étudiants dont 12% de doctorants et 250 enseignants, enseignants-chercheurs et cadres scientifiques.

AgroParisTech est implanté sur 8 sites : les campus de Palaiseau, Montpellier, Nancy, Clermont-Ferrand et Kourou ainsi que la ferme expérimentale de Grignon, l’unité de recherche et développement ABI à Reims et l’antenne d’Orléans.

Affecté(e) à la Direction du Centre de Formation des Apprentis, le ou la coordinateur administratif et financier est placé(e) sous la responsabilité directe de la directrice du Centre de Formation des Apprentis.

Assurer la gestion administrative et financière des contrats d’apprentissage du CFA SEV sur 6 formations différentes pour 250 contrats d’apprentissage.

1 - Gestion administrative et financière des contrats d’apprentissage

• Saisir les données nécessaires à la préparation des contrats dans Ypareo : données entreprises et contrôle des données jeunes ;
• Mettre en place les contrats d’apprentissage, les conventions de formation de chaque apprenti et les avenants aux contrats si nécessaire en utilisant le logiciel Ypareo ;
• Assurer le lien avec les employeurs des apprentis (ressources humaines) pour le suivi de l’enregistrement des contrats et répondre à leurs sollicitations ;
• Etablir et adresser les factures aux opérateurs de compétence et les documents afférents (certificats de réalisation, conventions de mobilité…) ainsi qu’aux entreprises partenaires via Ypareo ;
• Assurer la transmission d’informations auprès des organismes partenaires : OPCO, France Compétences, CNFPT, Direccte, etc. ;
• Collaborer avec le cabinet comptable pour suivre le règlement des factures en transmettant les informations nécessaires pour le suivi des données financières (le CFA externalise sa comptabilité).

2 – Coordination du suivi administratif et financier

• Établir les tableaux de bord qui vont permettre de suivre les différents sujets : enregistrements des contrats, accords de financements, état de la facturation frais pédagogiques et frais annexes ;
• Suivre les accords de financements des OPCO pour les frais pédagogiques et annexes et solutionner les problèmes rencontrés ; identifier les leviers et process ;
• Rendre compte à la direction du CFA de ces différents points et proposer des solutions ; être force de propositions dans l’amélioration des outils ;
• Préparer les états financiers par formation en collaboration avec la comptable du CFA ;
• Identifier et créer un réseau d’interlocuteurs chez les partenaires financiers, participer aux réunions d’informations des OPCO.

3 - Administratif

• Suivre les dossiers de demandes d’aides au permis des apprentis.
• Relever la boîte postale et boite mail du CFA,
• Gérer l’archivage des documents du CFA,
• Aspects logistiques : commander les fournitures nécessaires au fonctionnement du CFA et réceptionner les commandes,
• Plus globalement, le (la) coordinateur administratif et financier du CFA est l’interlocuteur privilégié des apprentis, des employeurs, et des interlocuteurs institutionnels du CFA (OPCO, France Compétence, Etc.). Pour cela, la personne devra s’approprier le fonctionnement spécifique de chaque formation.
• Collaborations avec les autres membres du service notamment lors des temps forts du calendrier des formations : nouveaux contrats, rentrée des nouvelles promotions, et temps comptable : clôture de comptes, (rentrées ; accueil des nouvelles promotions, …)

Apprentis, Enseignants-Chercheurs, ressources humaines des entreprises et maîtres d’apprentissage, interlocuteurs administratifs du CFA (OPCO, France Compétence, …..), direction de la formation, responsables de formations… et autres services d’AgroParisTech